1️⃣Gởi Phiếu Lương Qua Email
Gửi phiếu lương hàng tháng cho nhân sự luôn là một nhiệm vụ bắt buộc của bộ phận kế toán – nhân sự của mỗi công ty. Tuy nhiên, làm thể nào để gửi bảng kê lương cho mỗi nhân viên một cách nhanh chóng và hiệu quả cũng đặt ra một bài toán khó, đặc biệt là với các công ty vừa và nhỏ.
Yêu Cầu
Bạn đã có file bot template và đã kích hoạt giấy phép sử dụng cũng như thực hiện xong việc cài đặt ban đầu theo hướng dẫn
Trong use case này, chúng tôi sử dụng:
File AKA Bot - Use Cases - Demo chứa data ví dụ
File aka-bot-use-cases-demo chứa kết quả cài đặt bot cho use case
Thông tin trong file ví dụ là dữ liệu sinh ngẫu nhiên và không có giá trị
Command Sử Dụng
Email
Các Bước Thực Hiện
Chuẩn bị file thông báo lương
Tạo file Google Sheet chứa thông tin lương của từng nhân viên, bao gồm các trường như: Tên nhân viên, Mã nhân viên, Lương cơ bản, Các khoản phụ cấp, Thuế, Bảo hiểm, Lương thực nhận, ...Danh sách cũng bao gồm địa chỉ email của từng nhân viên. Trong use case này, chúng ta sử dụng sheet Salary làm datasource và range dữ liệu để phục vụ việc gởi mail sẽ là A5:I20
Cấu Hình Datasource
Mở sheet Spreadsheets của file bot vào tạo mới 1 datasource
Id
1
Giá trị tùy ý nhưng nên duy nhất
Name
Use Cases
Cấu Hình Agent
Chuyển đến sheet Agents và tạo mới 1 mục với thông tin như sau
Id
1
Giá trị tùy ý nhưng nên duy nhất
Spreadsheet
1
Tham chiếu đến Id của datasource đã tạo ở trên
Sheet
Salary
Sheet chứa data sẽ truy vấn
Range
A5:I20
Địa chỉ chính xác dữ liệu sẽ đọc
Headers
1
Dòng đầu tiên là header
Query
where A > 0
Câu lệnh query dữ liệu, với query này sẽ trả về 15 dòng
Actions
mail-salary
Tên action sẽ triệu gọi để truyền kết quả
Active
True
Joint
False
Note
Gởi Phiếu Lương Qua Email
Cấu Hình Action
Chúng ta sử dụng command Email để gởi mail. Bot sẽ truyền dữ liệu từng dòng/row kết quả cho action và action sẽ thực hiện tác vụ gởi vụ. Trong sheet Actions, chúng ta tạo 1 action với cấu hình như sau
Name
mail-salary
Đặt tên đúng với tên đã cấu hình ở phần Agent (không nên dùng ký tự trắng trong tên, dùng - hoặc _)
Command
Arguments
-name 'Công ty ABC' -subject 'LƯƠNG THÁNG 07/2025' -body '<#SalaryEmail#>' -to "<?= $['Địa chỉ Email'] ?>"
Giá trị các đối số có ký tự trắng nên chúng ta dùng cắp ký '' để bao quanh.
Do nội dung Email nhiều thông tin nên chúng ta sẽ tách thành 1 template bằng cách tạo 1 mục trong sheet System với giá trị như sau:
Key: SalaryEmail
Value
Chúng ta sử dụng định dạng HTML để format nội dung email. Mẫu này được thiết kế đơn giản để đảm bảo tương thích với hầu hết các ứng dụng email như Gmail, Outlook, v.v. Bạn cần có kiến thức HTML/CSS để có thể hiệu chỉnh nội dung email. GMail/Outlook hạn chế 1 số tính năng HTML khi sử dụng để định dạng email.
Command Email sẽ thay các trường Tên Nhân Viên, Bộ Phận, Lương Cơ Bản, Thưởng, Phụ Cấp, Khấu Trừ BHXH, Lương Ròng bằng dữ liệu truyền vào. AKA Bot sử dụng Google Templated HTML để tự động hóa. Để truy cập dữ liệu truyền từ template, chúng ta dùng cú pháp <?= $['tên header'] ?>, ví dụ: <?= $['Tên Nhân Viên'] ?>
Kiểm Thử
Trước khi gởi hàng loạt chúng ta nến
Test với 1 row, bằng cách cập nhật câu lệnh Query của Agent từ
where A > 0thànhwhere A > 0 limit 1Soạn email nháp (draft) thay vì gởi liền bằng cách thêm đối số
--draftvào phần Arguments của Command Email thay đổi-name 'Công ty ABC' -subject 'LƯƠNG THÁNG 07/2025' -body '<#SalaryEmail#>' -to "<?= $['Địa chỉ Email] ?>"thành--draft -name 'Công ty ABC' -subject 'LƯƠNG THÁNG 07/2025' -body '<#SalaryEmail#>' -to "<?= $['Địa chỉ Email'] ?>"Cuối cùng vào menu AKA Bot Demo (bên cạnh menu Help), chọn mục Run để thực thi Agent được chọn
Nếu có lỗi xảy ra, command Email sẽ ghi nội dung lỗi vào sheet Log
Chạy Thực
Việc chạy thử diễn ra thành công, cũng như bạn hài lòng với với nội dung cập nhật, ví dụ email thì có thể xóa tham số thêm vào ở phần Kiểm Thử để chạy hàng loạt.
🎉 XIN CHÚC MỪNG, BẠN ĐÃ HOÀN THÀNH XONG ỨNG DỤNG ĐẦU TIÊN VỚI AKA BOT
Last updated